Manter o controle das contas é um dos principais objetivos de quem administra uma empresa. Isso garante a segurança do empresário e de todos que trabalham na empresa, além de viabilizar o alcance das metas de crescimento e a gestão da saúde financeira do negócio.
Apesar de ser algo extremamente importante, muitas vezes encontrarmos empresários que têm dificuldade em gerenciar as finanças. As demandas do dia-a-dia de um negócio e os “incêndios” a serem apagados acabam entrando na pauta mais emergencial e o controle dos números, do fluxo de caixa e o planejamento acabam ficando em segundo plano.
Se você não sabe quanto tem a receber, quanto pode gastar dentro de um determinado mês, se você se sente inseguro na hora de tomar decisões porque não tem respaldo nos números, você pode estar passando por um descontrole financeiro no seu negócio. Você não conseguirá fazer boas análises e projeções futuras se não houver confiabilidade das informações e organização financeira, e quando essa situação persiste por muito tempo as consequências podem ser mais relevantes.
Como identificar se sua empresa apresenta descontrole financeiro? Continue a leitura e entenda mais sobre quais são os principais sinais e como evitá-los.
Sinais de descontrole financeiro:
- Misturar contas pessoais e empresariais
Essa prática é muito comum entre empreendedores e ocorre quando os gastos pessoais se confundem com os gastos do negócio, mais especificamente quando o proprietário é o responsável pelas finanças da empresa e não faz essa separação. Isso pode resultar em desorganização do capital de giro do negócio para atender às necessidades pessoais ou vice-versa.
- Pagar as contas em atraso
Seja por falta de recursos ou por desorganização interna, se você paga suas contas em atraso com muita frequência, é provável que você não esteja controlando efetivamente as contas a pagar. Além dos impactos que isso pode gerar no fluxo de caixa da empresa, lembre-se de que pagamentos atrasados são acrescidos de multas, taxas e juros que aumentam o valor devido. Além disso, essa prática pode virar uma “bola de neve” e a um acúmulo de dívidas.
- Utilizar formas de controle centralizadas e manuais
Algumas empresas ainda recorrem a registros em papel para controlar as entradas e saídas da por acreditarem que isto lhes dará mais conhecimento sobre os números. Isso é um grande equívoco. Quanto mais manual for o controle, maior é o tempo gasto para a execução das atividades de rotina e mais sujeito a erros elas estarão.
- Cumprimento das exigências fiscais
Todas as empresas possuem obrigações tributárias a honrar, e isso exige um controle centralizado de informações. Se você tem tributos em atraso ou não sabe claramente quanto deve de impostos, sua empresa pode incorrer em pagamentos incorretos ou no descumprimento de suas obrigações.
Veja agora algumas boas práticas para garantir o controle financeiro do seu negócio.
Boas práticas
- Separar as contas pessoais e empresariais
O primeiro passo é separar as contas pessoais e as contas da empresa. Estipule um valor mensal de remuneração aos proprietários observando uma média de mercado compatível com a realidade do negócio. Desta maneira, o empresário consegue elaborar seu planejamento pessoal e a empresa terá maior previsibilidade quanto aos valores a serem pagos.
Recomendamos também a separação das contas bancárias dos empresários e da empresa. Isto é fundamental para um bom controle de informações e para um fechamento contábil adequado, pois a comprovação do faturamento da empresa poderá ser realizada de maneira mais clara e transparente, bem como a apuração das obrigações tributárias.
- Fazer um fluxo de caixa
O fluxo de caixa é o demonstrativo em que são registrados movimentos de entrada e saída de recursos da empresa. Para que as informações sejam consistentes, o responsável por cuidar das finanças deve fazer o controle constante dos valores pagos e recebidos. Ou seja, esta atividade não pode acontecer somente quando o responsável tem “tempo sobrando”, pois o acúmulo de contas a serem registradas pode levar a erros e ao descontrole financeiro. Uma boa alimentação e gestão do fluxo de caixa é determinante para a saúde financeira de qualquer negócio, independente do porte.
- Fazer um planejamento financeiro
A partir da projeção de fluxo de caixa e das despesas e receitas, você terá um bom guia para saber quais resultados seu negócio está alcançando e como você irá destinar os recursos da empresa. Além de oferecer melhor embasamento para tomada de decisões financeiras, podem ser evitadas surpresas e problemas com gastos que não estavam previstos.
- Utilizar um sistema de gerenciamento financeiro
Ao implementar um sistema para gerenciar as finanças, a empresa torna sua gestão mais transparente e confiável, além de otimizar o tempo gasto com as atividades. Outro grande benefício é ter acesso aos dados de maneira simples e rápida, em qualquer lugar.
As atividades de conciliação bancária, emissão de boletos, de notas fiscais de produtos e controle de caixa podem ser todas realizadas por meio de um sistema. Os valores variam conforme o sistema, porte da empresa e das funcionalidades exigidas, mas são compatíveis com a realidade das empresas aos quais se destinam.
